Við skipulagningu Loftslagsdagsins eru eftirtalin atriði höfð að leiðarljósi til að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda og lágmarka neikvæð umhverfisáhrif viðburðarins: 

• Ráðstefnan er “hybrid”. Þátttakendur hafa val um að vera á staðnum eða taka þátt í gegnum streymi. 

• Valinn er ráðstefnusalur með umhverfisvottun. Harpa er með Svansvottun fyrir ráðstefnu- og viðburðahald. 

• Þátttakendur á staðnum eru hvattir til að ferðast með umhverfisvænum ferðamátum, s.s. hjóla eða ganga, nýta strætó eða samnýta bíla. Strætóleið 3 stoppar við Hörpu en við Lækjartorg stoppa leiðir 14, 13, 11, 12, 1 og 6. Nánar á straeto.is. 

• Gögn eru ekki prentuð út fyrir viðburðinn, s.s. nafnspjöld, dagskrá eða annað. Allar upplýsingar um viðburðinn eru rafrænar og að finna á vefsíðu Loftslagsdagsins og með QR kóða. Þátttakendur eru hvattir til að koma með eigin skriffæri og blöð til að taka niður punkta.  

• Veitingar á ráðstefnunni eru vegan þar sem grænkera valkostur er með minna kolefnisspor.  

• Matarsóun er haldið í lágmarki með því að áætla mat sem næst fjölda. Tryggt er að umfram veitingum verði ekki sóað með samráði við veitingaþjónustu. Þátttakendur eru hvattir til að hafa meðferðis nestisbox og taka afganga með heim í lok dags. 

• Fjölnota borðbúnaður er í boði yfir ráðstefnudaginn til að koma í veg fyrir óþarfa sóun. 

• Í öllu skipulagi var haft í huga hvernig mætti draga úr úrgangi. Litið er til þess að flokkunaraðstaða sé aðgengileg og með skýrum leiðbeiningum fyrir þann úrgang sem fellur til.  

• Flugferðir erlends fyrirlesara til og frá Íslandi eru kolefnisjafnaðar samkvæmt leiðbeiningum um kolefnisjöfnun fyrir opinbera aðila. Sjá hér. 

Þau sem vilja kynna sér góð ráð um hvernig má standa að skipulagningu viðburða með sjálfbærni í huga er bent á leiðbeiningar Grænna skrefa